Asistente de Programas

Fecha de publicación de la convocatoria: Diciembre de 2023

Fecha límite de postulación: Abierta, hasta encontrar a la persona adecuada para el puesto.

Introducción

La Asociación Interamericana para la Defensa del Ambiente (AIDA) es una organización pionera de expertos y expertas de América Latina que brindan apoyo legal y científico gratuito para proteger el ambiente y a las comunidades del continente. Trabajamos bajo el contexto de la crisis climática para lograr justicia ambiental y climática, así como para mejorar la gobernanza ambiental en el hemisferio.

Nos mueve la misión de fortalecer la capacidad de las personas para garantizar el derecho individual y colectivo a un ambiente sano. Para lograrlo, seleccionamos casos y proyectos emblemáticos en los que el uso estratégico del derecho internacional y la argumentación científica puede sentar precedentes claves. Ponemos a prueba nuevos enfoques, llevando la aplicación de leyes y tratados más allá de su alcance común. Identificamos y difundimos información acerca de las mejores prácticas, estándares científicos y técnicos para lograr la protección del ambiente.

Trabajamos de la mano de personas, comunidades, organizaciones nacionales y regionales, entidades gubernamentales, la academia y organismos internacionales. Somos una organización que aprende. Asumimos riesgos de manera inteligente, sin miedo a fracasar. Somos social y ambientalmente responsables, actuando con integridad y coherencia con nuestros valores.

AIDA tiene 25 años de experiencia en el logro de victorias para la protección del ambiente y de los derechos humanos en América Latina. Ello es posible gracias a nuestro equipo, compuesto por personas con formación en derecho, ciencias, comunicación, administración, recaudación y en áreas operativas, con un compromiso profundo y una comprensión integral de los desafíos y oportunidades que la región enfrenta en términos ambientales y de justicia climática. En su gran mayoría, nuestro equipo vive y trabaja en algún país de Latinoamérica, desde Chile hasta México.

AIDA abre una convocatoria de tiempo completo para brindar asistencia a las áreas programáticas de AIDA. La vacante está dirigida a personas ubicadas en Bogotá, Colombia, con experiencia en asistencia ejecutiva, gestión organizacional y control interno.

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Antecedentes y contexto

AIDA se caracteriza por su equipo dinámico, profesional y comprometido. Cada persona que colabora en AIDA es clave para nuestro éxito y esta posición no es la excepción. AIDA cuenta con áreas programáticas por temas y áreas operativas que dan soporte a toda la organización. Esta posición dependerá del área operativa de Administración y Finanzas. La persona que la ocupe brindará apoyo a los/las coordinadores/as de las áreas programáticas. Además, será responsable de las principales tareas de oficina de AIDA en Bogotá, Colombia.

La posición presenta una oportunidad de aprendizaje y crecimiento dentro de una organización dedicada a la defensa ambiental. Buscamos una persona con mucha iniciativa, atención al detalle, alta capacidad de organización, priorización, con fuertes habilidades interpersonales y que sea capaz de trabajar de forma colaborativa e independiente.

Por ser una organización internacional, gran parte del trabajo en AIDA se desarrolla de manera virtual con colegas en todo el hemisferio.

OBJETIVOS DEL PUESTO

AIDA está creciendo y aumentar nuestra capacidad de operación, gerencia y organización es esencial para nuestro desarrollo. Quien ocupe el puesto trabajará directamente con los/as coordinadores/as de programa y también con el equipo operativo. Su función principal será la de garantizar el cumplimiento y apego a las políticas y procesos operativos dentro de los programas de la organización, apoyando a los/las coordinadores/as en las funciones que involucran dichos procesos.

Responsabilidades Principales

Apoyo a los/las coordinadore/as de programa

Logística y coordinación de reuniones.
Soporte en la edición simple de documentos, gráficas y presentaciones (versiones casi finales) para cuestiones de formato y revisión ortográfica.
Revisión preliminar de reportes de tiempo de los equipos.
Revisión preliminar de gastos en plataforma de pago, verificando el cumplimiento de requisitos y políticas.

Oficina de AIDA en Bogotá

Organización física de la oficina de AIDA en Bogotá (contratación de servicios de limpieza, mudanzas y de telecomunicaciones; compra de insumos de oficina y cafetería; ser el primer punto de contacto, etc.).
Control interno (validación de facturas, control de pagos, seguimiento a obligaciones fiscales y legales, solicitud de autorizaciones, etc.).
Apoyo para acudir a las instancias gubernamentales pertinentes y/o realizar trámites presenciales diversos para AIDA en Colombia.

A nivel regional

Reserva y compra de boletos de avión para miembros del equipo; búsqueda y reserva de hospedajes garantizando el apego a las políticas institucionales.
Asistencia en la logística y coordinación de reuniones organizacionales.
Logística y control de agendas de las llamadas bimensuales de equipo.
Apoyo en la organización de eventos de AIDA a nivel regional (logística, control de invitados/as, materiales, apoyo a asistentes).
Apoyo en el levantamiento de inventarios y documentos de resguardo de equipos asignados al personal.
Seguimiento y control de garantías de equipos de cómputo, accesorios y otros.
Apoyo para realizar sesiones de inducción (onboarding) en temas del área operativa a personas de nuevo ingreso y para capacitar al equipo en el uso de las diversas herramientas tecnológicas.

REQUISITOS

Mínimo cinco años de experiencia en temas de apoyo ejecutivo organizacional.
Formación profesional o experiencia significativa en áreas operativas, finanzas, contabilidad o experiencia asimilable.
Excelente atención al detalle.
Familiaridad y destreza para el uso de herramientas tecnológicas.
Excelente capacidad de comunicación oral y escrita.
Nivel de inglés intermedio (equivalente a B1).
Uso eficaz del tiempo y de los recursos.
Habilidad para recopilar, analizar, organizar y presentar información de forma eficaz.
Orientación a resultados, adaptabilidad y gestión del cambio.
Disposición para recibir retroalimentación y ser supervisado/a.
Demostrada capacidad de trabajo individual y grupal con iniciativa y proactividad.
Demostrada sensibilidad y conciencia de las necesidades y preocupaciones de personas de diversas culturas y orientaciones.
Compromiso con ayudar a crear un ambiente de trabajo diverso, equitativo e inclusivo que promueve y celebra las diferencias de cultura, orígenes y orientaciones.
Manejo avanzado de Office (especialmente Excel), plataformas de colaboración y comunicación.
Disponibilidad para trabajar desde la oficina de AIDA en Bogotá.
Disponibilidad para viajar al extranjero, por periodos de hasta dos semanas, mínimo tres veces al año.

REQUISITOS DESEABLES

Entendimiento de los procesos de una organización sin fines de lucro.
Entendimiento de los procesos y trámites gubernamentales para organizaciones sin fines de lucro en Colombia.
Manejo de plataformas: Quickbooks, Trello, Mondays, Slack, Teams, suite de Office 365.
Experiencia con temas contables y programas de contabilidad.
Experiencia trabajando en ONG o en organizaciones de interés público.

TÉRMINOS Y CONDICIONES

Ubicación: Presencial, en la oficina de AIDA en Bogotá, Colombia.
Honorarios: A convenir con base en la experiencia.
AIDA ofrece un esquema de trabajo flexible, un excelente ambiente laboral de la mano de un equipo multicultural, así como un atractivo paquete de beneficios y compensaciones que incluye seguro médico, tres semanas de vacaciones acumulables y una semana adicional por celebración de fin de año, jornada laboral tiempo completo de 7.5 horas diarias y un bono para desarrollo profesional, entre otros. Nos preocupamos por tu futuro financiero, por lo que proveemos un fondo de retiro a partir de los dos años de trabajo en la organización.

MATERIALES DE POSTULACIÓN

Carta de interés de máximo una hoja en la que se mencione experiencia relevante y por qué se considera la persona ideal para ocupar el cargo.
Currículo vitae u hoja de vida actualizada de máximo dos páginas. Solicitamos encarecidamente abstenerse de enviar información personal como fotografía, edad, estado civil, etc.

Los y las postulantes deben enviar lo antes posible todos los materiales de postulación en un único documento a: [email protected]. Favor de poner “Asistente de Programas” en el asunto del mensaje. Agradecemos indicar el medio por el cual conoció la vacante. HAREMOS UNA OFERTA DE TRABAJO EN CUANTO ENCONTREMOS AL CANDIDATO/A CALIFICADO/A.

Sólo se procesarán las solicitudes que tengan la documentación completa. Favor de comunicarse ÚNICAMENTE vía correo electrónico.

Es política de AIDA proveer oportunidades a todas las personas calificadas y reafirmamos que no habrá discriminación de personas solicitantes calificadas con base en edad, ascendencia, credo, discapacidad, estado civil, condición médica, nacionalidad, maternidad, raza, sexo o cualquier otro factor no relevante para el desempeño del contrato.